La notion de fichier non automatisé n`est pas définie dans la loi de 1978, ni dans la Convention du Conseil de l`Europe.On peut cependant se référer à l`article 2c de la directive qui en donne une définition :

fichier de données à caractère personnel (fichier):tout ensemble structuré de données à caractère personnel accessibles selon des critères déterminés, que cet ensemble soit centralisé, décentralisé ou réparti de manière fonctionnelle ou géographique

Il est à noter que les dossiers structurés sont concernés par la directive, dans le considérant 27; les dossiers ou ensembles de dossiers, de mêmes que leurs couvertures, structurés selon des critères déterminés (ordre alphabétique, numéro de classement, chronologie etc...), relatifs aux personnes permettant un accès facile aux données personnelles, sont dans le champs d`application de la directive, qui n`exclut que les dossiers non structurés.

En effet le considérant 27 de la directive 95/46 dispose :

considérant que la protection des personnes doit s`appliquer aussi bien au traitement de données automatisé qu`au traitement manuel; que le champs de cette protection ne doit pas en effet dépendre des techniques utilisées, sauf à créer de graves risques de détournement; que, toutefois, s`agissant du traitement manuel, la présente directive ne couvre que les fichiers et ne s`applique pas aux dossiers non structurés; que, en particulier, le contenu d`un fichier doit être structuré selon des critères déterminés relatifs aux personnes permettant un accès facile aux données à caractère personnel; que, conformément à la définition figurant à l`article 2 point c), les différents critères permettant de déterminer les éléments d`un ensemble structuré de données à caractère personnel et les différents critères régissants un accès à cet ensemble de données peuvent être définis par chaque Etat membre; que les dossiers ou ensemble de dossiers, de mêmes que leurs couvertures, qui ne sont pas structurés selon des critères déterminés n`entrent en aucun cas dans le champs d`application de la présente directive.

Selon la CNIL, un fichier est une collection d`entités homogènes décrites par des éléments d`informations (CNIL, Dix ans d`informatiques et libertés, Economica, 1988, p.36).

On peut également le définir comme une collection de données pouvant indifféremment porter sur des listes, des fichiers ou des dossiers.

Dans la pratique, c`est la distinction entre fichier et dossier qui a souvent posé des problèmes

Ces problèmes pourront désormais être en partie résolu grâce à la directive (cf:considérant 27 précité).